Tiến hành tổng kiểm kê vốn tài liệu tại Thư viện

Hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện là những hoạt động được thực hiện theo quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thư viện. Thông tư số 18/2014/TT-BVHTTDL quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện bao gồm xây dựng vốn tài liệu; xử lý tài liệu; tổ chức bộ máy tra cứu; tổ chức tài liệu; bảo quản tài liệu; kiểm kê, thanh lọc tài liệu; tổ chức dịch vụ thư viện; biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện; hoạt động truyền thông, vận động; thống kê thư viện.

Đối với thư viện, kiểm kê tài liệu là một công việc cần thiết, phải được tiến hành theo định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất khi cần. Kiểm kê vốn tài liệu là kiểm kê mỗi đơn vị bảo quản theo số đăng ký cá biệt để xác định sự tồn tại của nó trong kho. Kiểm kê tài liệu giúp cho cán bộ quản lý và nhân viên chuyên môn biết được thực chất: số lượng, thực trạng của tài liệu: thiếu - đủ bao nhiêu so với số đăng ký cá biệt, tình trạng sử dụng và bảo quản tài liệu của thư viện. Từ đó phát hiện những tài liệu hư hỏng, rách nát cần tu sửa, thay thế, loại bỏ để nâng cao chất lượng vốn tài liệu, nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc trong hoạt động thư viện.

Kiểm kê tài liệu thường có hai loại:

• Kiểm kê định kỳ: Phụ thuộc vào tổng số tài liệu có trong thư viện

+ Kho tài liệu nhỏ hơn 10.000 TL kiểm kê 2 năm/lần;

+ Kho tài liệu từ 10.000-50.000 TL kiểm kê 3 năm/lần;

+ Kho tài liệu lớn hơn 50.000TL kiểm kê 5 năm/lần.

• Kiểm kê đột xuất trong các trường hợp sau:

+ Khi có quyết định của Nhà nước về tổng kiểm kê;

+ Khi có thay đổi viên chức phụ trách kho hay thay đổi phụ trách cơ quan thư viện;

+ Khi có thiên tai, hỏa hoạn, mất trộm.

Được thành lập từ năm 1976 đến nay đã trải qua 40 năm hình thành và phát triển, số lượng tài liệu tại Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ngày càng không ngừng gia tăng và hiện nay đã xuất hiện một nghịch lý: Số lượng tài liệu tỉ lệ nghịch với số lượng giá kệ và diện tích kho.

Để nắm chắc thực trạng nguồn vốn tài liệu trong các kho hiện nay nhằm tạo cơ sở cho công tác quản lý đi vào nề nếp cũng như khai thác nguồn tài liệu có hiệu quả cao nhất, Giám đốc Thư viện tỉnh đã chủ trương tiến hành tổng kiểm kê tất cả các kho hiện có. Và những ngày qua các phòng chức năng: Phòng Công tác bạn đọc, Phòng Mạng lưới, Phòng Nghiệp vụ, Phòng Thông tin đã và đang khẩn trương tiến hành thực hiện chủ trương trên. Thời gian phấn đấu hết tháng 5/2016 sẽ hoàn thành.

Riêng Phòng Thông tin được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác phục vụ bạn đọc kho tài liệu đa phương tiện. Với vốn tài liệu đa phương tiện: 2.866 tên/4.709 bản, Phòng Thông tin đã xây dựng và đang tiến hành kế hoạch Kiểm kê, sắp xếp, hồi cố và số hóa tài liệu đa phương tiện. Với mục đích nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc cả về nội dung và hình thức; tổ chức và sắp xếp lại kho tài liệu đa phương tiện theo đúng quy tắc, quy chuẩn thư viện đảm bảo việc phục vụ nhanh chóng, chính xác; kiểm kê về nội dung và tình trạng vốn tài liệu; thanh lọc những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp. Song song với việc kiểm tra chất lượng và số lượng, bộ phận kiểm kê sẽ tiến hành tách file, chuyển định dạng, lưu trữ dữ liệu - xử lý nghiệp vụ, cập nhật vào trang Thư viện số Ilib. Di thuận tiện cho việc phục vụ bạn đọc.

Kho tài liệu đa phương tiện tại Thư viện tỉnh

Trước đây, các tài liệu được bổ sung về thư viện hầu hết được đăng ký vào sổ bằng hình thức thủ công. Đầu những năm 2000, khi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của hệ thống Thư viện công cộng trên cả nước bắt đầu sôi động, Thư viện điện tử được nâng lên tầm cao mới, Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu triển khai phần mềm Hệ Quản trị thư viện điện tử tích hợp Ilib 3.6, từ năm 2008 đến nay, phần mềm Ilib 3.6 được nâng cấp lên Ilib 4.0. Từ việc quản lý các đơn hàng đặt, nhận sách báo, các loại tài liệu, ấn phẩm liên quan đến thư viện, đến việc phục vụ bạn đọc mượn trả sách, tra tìm tài liệu, tất cả đều thực hiện trên máy vi tính. Do đó, bên cạnh mục đích thống kê lại số lượng và tình trạng vốn tài liệu hiện có trong kho, hoạt động kiểm kê này còn là hồi cố lại tất cả các cơ sở dữ liệu, các tài liệu được xuất bản những năm trước để cán bộ phụ trách công tác phục vụ có dịp “đọc lại” và “thuộc” nội dung kho do mình quản lý nhằm tư vấn, hỗ trợ bạn đọc tìm và sử dụng tin một cách hiệu quả hơn; thuận lợi, dễ dàng, chính xác trong việc quản lý; đồng thời, kết hợp thực hiện công tác sưu tập và số hóa tài liệu nói về địa phương nhằm làm phong phú hơn vốn tài liệu địa chí của thư viện, đáp ứng nhu cầu dùng tin của nhân dân.

Kim Yến

Phòng Thông tin - Thư viện tỉnh BR-VT